【紙の領収書不要】データの多重バックアップが大切【データの保存方法】
私は、10年間会社でデータ管理担当をしていました。
個人でもクラウドサービスを使いこなしています。
2020年の4月に、キャッシュレス決済の場合は、『紙の領収書』がいらなくなるそうです。
内心「やっとか・・・」と思ってる人も多いのではないでしょうか。
キャッシュレス決済は、これからさらに加速していくでしょう。
そこで、デジタル媒体のデータ保存方法について、あらためてどういう方法が良いのか、気になる人はいませんか。
デジタル媒体は、物体がなく、無限に近いほどデータを保管することができると同時に、一瞬で消えてしまうこともあります。
そのため、どのようにバックアップをとっていくといいのかを今までの経験をもとにご紹介します。
参考になれば幸いです。
▼読んでほしい人
紙の領収書が不要になる
まず、2020年の4月から『キャッシュレス決済時の経費精算、紙の領収書は保存不要』になります。
クレジットカードや電子マネーなど現金を使わない場合です。
便利ですね。
私は、最近はほとんど現金しか使えないところ以外は、全てクレジットカードで決済しています。
昔は、現金を出してじゃらじゃらしていましたが、本当に無駄な時間だったなと思います。
これからも、キャッシュレス決済を進んで使っていくでしょう。
そのクレジット決済の『支払日や決済額を示すデータ』があれば、『紙の領収書』と同じように扱えるようになるみたいです。
働く人の事務作業を大きく楽になりますね。
実は紙は長期保存媒体として優秀です。
先に、デジタル媒体の話をする前に、『実は紙は保存媒体としては優秀』ということをご紹介します。
紙って、かさばるし、検索できないから探すのに時間がかかりますよね。
でも、実は長期保存媒体としては、圧倒的に優秀なんですよ。
どういうことかというと、日本の歴史においても、昔の文献って残っていますよね。
高級な和紙で作られているような紙は、記録媒体として1000年は残るということが実証されているのです。
紙に墨で書くってのが最強なんですね。
もちろん、最近はプリンターで印刷なので、そこまではもちません。
ですが、それに比べて、ハードディスク、USBメモリなど、10年そこらが寿命だと言われています。
調子が悪くなって、最終的にはデータは消えてしまいます。
そう考えると、今まで長期保存するのであれば、紙を使っていたというのは納得できます。
デジタルではバックアップ管理が重要です。
デジタル媒体を記録しておくには、バックアップが重要になります。
今回のように、領収書替わりに決済データがあったとします。
決済データ自体は、決済を行った会社それぞれで持っていると思いますが、そのデータ自体の管理をその決済会社に任せっきりにしておくのは非常に危険でしょう。
なぜなら、消されても文句は言えないからです。
今、多くの決済サービスがありますが、そのサービスが10年後、20年後とあると思いますか。
おそらく、多くのサービスはなくなってしまうでしょう。
そこで、データが消された方といって文句は言えません。
これは、その決済サービスだけでなく、それ以外にもデータ管理をするようなサービスを使っているようであれば、同じことが言えます。
ですので、基本的に『自分でバックアップをする』という意識は常にもっておいたほうがいいのです。
バックアップを怠ると、取り返しのつかないことになりかねません。
多種多重バックアップが必要です。
こんな言葉はないですが、文字通りです。
バックアップは、いろんな種類の媒体に、何重にもするといいですね。
おすすめなのは、クラウドストレージ、外付けハードディスクです。
クラウドストレージとは、イメージとしては、インターネットを通じたハードディスクという感じです。
大手のサーバーを間借りして使わせてもらう形です。
私の考えるメリット、デメリットをまとめました。
クラウドストレージのメリット、デメリット
メリット
デメリット
クラウドストレージは、すごく便利ですが、過信しすぎるのはよくないです。
1つのところだけに保存していると消えたときに取り返しがつきません。
外付けハードディスクは、もうさすがに一般的ですね。
最近では、外付けのSSDなんかもあります。
外付けハードディスクのメリット、デメリット
メリット
デメリット
外付けハードディスクは、寿命が短いので保存機器としては、ころころ変えていかないといけないのがネックですね。でも、手元にあるのでなぜか安心感はあります。
私は、最低限この2種類を保存用に使ていくといいと考えています。
おすすめクラウドストレージ教えておきますね。
クラウドストレージは、『Google Drive』です。
Googleが提供するものですね。
私はこれを無料で使っていて、無料でも何と20GBまで使えてしまいます。
Googleドライブのいいところは、スプレッドシートやドキュメントなどとの相性がいいため、最近では、エクセルやワードを使わなくなってきてますね。
また、クラウドストレージとは少し違うのかもしれませんが、『evernote（エバーノート）』がおすすめです。
記事の中に、ファイルを埋め込めるので、メモと一緒にデータをまとめていけるというメリットがあります。
おすすめHDDの探し方
最近はすごく安くなってきてますよね。
おすすめのHDDを紹介してもいいのですが、時代の進歩とともにおすすめの商品は変わるため、私がどのように探しているのかを紹介します。
私の場合は、アマゾンのHDDランキングを見ています。
ここです。
アマゾンHDDランキング
その時によって、一番いいものは、ここの上位にきやすいです。
自分の欲しい容量、サイズを確認して、ランキング上位のものから選ぶのが一番おすすめです。
デジタル媒体になると、データ管理は怖いですよね。
やはり、多重バックアップ、そして別の種類でバックアップをとっておくのが一番最適かと思います。
参考になれば、幸いです。
個人でもクラウドサービスを使いこなしています。
2020年の4月に、キャッシュレス決済の場合は、『紙の領収書』がいらなくなるそうです。
内心「やっとか・・・」と思ってる人も多いのではないでしょうか。
キャッシュレス決済は、これからさらに加速していくでしょう。
そこで、デジタル媒体のデータ保存方法について、あらためてどういう方法が良いのか、気になる人はいませんか。
デジタル媒体は、物体がなく、無限に近いほどデータを保管することができると同時に、一瞬で消えてしまうこともあります。
そのため、どのようにバックアップをとっていくといいのかを今までの経験をもとにご紹介します。
参考になれば幸いです。
▼読んでほしい人
- データ管理方法がわからない人
- 安全なデータ管理がしたい人
もくじ
紙の領収書について
紙の領収書が不要になる
紙の領収書が不要になる
まず、2020年の4月から『キャッシュレス決済時の経費精算、紙の領収書は保存不要』になります。
クレジットカードや電子マネーなど現金を使わない場合です。
便利ですね。
私は、最近はほとんど現金しか使えないところ以外は、全てクレジットカードで決済しています。
昔は、現金を出してじゃらじゃらしていましたが、本当に無駄な時間だったなと思います。
これからも、キャッシュレス決済を進んで使っていくでしょう。
そのクレジット決済の『支払日や決済額を示すデータ』があれば、『紙の領収書』と同じように扱えるようになるみたいです。
働く人の事務作業を大きく楽になりますね。
実は紙は長期保存媒体として優秀
実は紙は長期保存媒体として優秀です。
先に、デジタル媒体の話をする前に、『実は紙は保存媒体としては優秀』ということをご紹介します。
紙って、かさばるし、検索できないから探すのに時間がかかりますよね。
でも、実は長期保存媒体としては、圧倒的に優秀なんですよ。
どういうことかというと、日本の歴史においても、昔の文献って残っていますよね。
高級な和紙で作られているような紙は、記録媒体として1000年は残るということが実証されているのです。
紙に墨で書くってのが最強なんですね。
もちろん、最近はプリンターで印刷なので、そこまではもちません。
ですが、それに比べて、ハードディスク、USBメモリなど、10年そこらが寿命だと言われています。
調子が悪くなって、最終的にはデータは消えてしまいます。
そう考えると、今まで長期保存するのであれば、紙を使っていたというのは納得できます。
デジタルではバックアップ管理が重要
デジタルではバックアップ管理が重要です。
デジタル媒体を記録しておくには、バックアップが重要になります。
今回のように、領収書替わりに決済データがあったとします。
決済データ自体は、決済を行った会社それぞれで持っていると思いますが、そのデータ自体の管理をその決済会社に任せっきりにしておくのは非常に危険でしょう。
なぜなら、消されても文句は言えないからです。
今、多くの決済サービスがありますが、そのサービスが10年後、20年後とあると思いますか。
おそらく、多くのサービスはなくなってしまうでしょう。
そこで、データが消された方といって文句は言えません。
これは、その決済サービスだけでなく、それ以外にもデータ管理をするようなサービスを使っているようであれば、同じことが言えます。
ですので、基本的に『自分でバックアップをする』という意識は常にもっておいたほうがいいのです。
バックアップを怠ると、取り返しのつかないことになりかねません。
バックアップ方法について
多種多重バックアップが必要
多種多重バックアップが必要です。
こんな言葉はないですが、文字通りです。
バックアップは、いろんな種類の媒体に、何重にもするといいですね。
おすすめなのは、クラウドストレージ、外付けハードディスクです。
クラウドストレージとは、イメージとしては、インターネットを通じたハードディスクという感じです。
大手のサーバーを間借りして使わせてもらう形です。
私の考えるメリット、デメリットをまとめました。
クラウドストレージのメリット、デメリット
メリット
- インターネットさえ通じていれば、どのデバイスからもデータを取り出せる
- サーバーの管理は、管理会社がやってくれるので、物理的な破損などを考えなくていい
- 検索が充実しているため、データを探すのが得意
デメリット
- 管理会社がサービスをやめたら終わり
- 管理会社の不手際でデータが消える可能性がある
- インターネットを通じているため、データの取り出しに時間がかかる
- サブスクリプションなので、お金がかかり続ける
クラウドストレージは、すごく便利ですが、過信しすぎるのはよくないです。
1つのところだけに保存していると消えたときに取り返しがつきません。
外付けハードディスクは、もうさすがに一般的ですね。
最近では、外付けのSSDなんかもあります。
外付けハードディスクのメリット、デメリット
メリット
- データ取り出しのスピードが速い
- 物理的に近くにあるため、なんとなく安心
- 買い切りなので、かかるお金は初期費用だけ
デメリット
- 寿命が10年くらい
- 物理的な破損や劣化がある
- もちろん、家じゃないとデータは取り出せない
外付けハードディスクは、寿命が短いので保存機器としては、ころころ変えていかないといけないのがネックですね。でも、手元にあるのでなぜか安心感はあります。
私は、最低限この2種類を保存用に使ていくといいと考えています。
おすすめクラウドストレージ
おすすめクラウドストレージ教えておきますね。
クラウドストレージは、『Google Drive』です。
Googleが提供するものですね。
私はこれを無料で使っていて、無料でも何と20GBまで使えてしまいます。
Googleドライブのいいところは、スプレッドシートやドキュメントなどとの相性がいいため、最近では、エクセルやワードを使わなくなってきてますね。
また、クラウドストレージとは少し違うのかもしれませんが、『evernote（エバーノート）』がおすすめです。
記事の中に、ファイルを埋め込めるので、メモと一緒にデータをまとめていけるというメリットがあります。
おすすめHDDの探し方
おすすめHDDの探し方
最近はすごく安くなってきてますよね。
おすすめのHDDを紹介してもいいのですが、時代の進歩とともにおすすめの商品は変わるため、私がどのように探しているのかを紹介します。
私の場合は、アマゾンのHDDランキングを見ています。
ここです。
アマゾンHDDランキング
その時によって、一番いいものは、ここの上位にきやすいです。
自分の欲しい容量、サイズを確認して、ランキング上位のものから選ぶのが一番おすすめです。
まとめ
デジタル媒体になると、データ管理は怖いですよね。
やはり、多重バックアップ、そして別の種類でバックアップをとっておくのが一番最適かと思います。
参考になれば、幸いです。
